conservazione digitale documenti contabili 2018 01 22

2018-01-24

2018 01 22 conservazione elettronica documenti contabili

Completamento conservazione elettronica dei documenti entro il 31.01

Si deve tenere conto della proroga per la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi dal 30.09.2017 al 31.10.2017 e dei 3 mesi (e non 90 giorni) di termine ulteriore, con la conseguenza che, almeno per l’annualità 2016, il termine ultimo da considerare è appunto la fine di gennaio 2018.

C’è tempo fino al 31.01.2018 per completare la conservazione dei documenti elettronici, tra cui le fatture elettroniche, stante la proroga al 31.10.2017 per la trasmissione telematica delle dichiarazioni dei redditi.

Per conservazione digitale, si deve intendere quel processo destinato ad assicurare nel tempo la piena validità legale di un documento informatico, attribuendogli un’efficacia giuridica equivalente a quella che ordinariamente viene riconosciuta al documento cartaceo.

Nell’ambito della conservazione elettronica rientra tutta la documentazione aziendale come le fatture elettroniche, i libri e registri in formato elettronico, le copie informatiche o le copie per immagine di documenti analogici fiscalmente rilevanti, sui quali viene apposta la firma digitale.

Le imprese, i professionisti, le pubbliche amministrazioni e in linea di principio tutti i soggetti passivi d’imposta che hanno adottato la conservazione digitale, devono assolvere agli obblighi fiscali indicati dal D.M. 17.06.2014; gli obbligati devono fare riferimento alle disposizioni di cui all’art. 3, c. 3, del D.M., che rinvia all’art. 7, c. 4-ter D.L. 357/1994.

Il citato art. 7 è stato rimodulato dal D.L. 148/2017 e il comma 4-ter stabilisce oggi che “a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi (…)”; il processo di conservazione digitale deve quindi essere eseguito entro 3 mesi (e non 90 giorni) dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

L’Agenzia delle Entrate, con un documento di prassi di aprile 2017 (ris. 46/E/2017), ha confermato tale indicazione e ha presentato il caso di un soggetto, con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1.01.2016 – 31.12.2016), che sarebbe stato obbligato a concludere il processo di conservazione (documenti Iva e altro) al più tardi entro il 31.12.2017. L’indicazione delle Entrate, però, deve essere coordinata con la proroga introdotta dal D.P.C.M. 26.07.2017, il quale ha spostato al 31.10.2017 il termine per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi del 2016, in luogo della scadenza originaria del 30.09.

Quindi, stante il fatto che il procedimento di conservazione deve concludersi entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, è inevitabile considerare fissato al 31.01.2018 il termine per la procedura di conservazione dei documenti digitali del 2016, in luogo di quello ordinariamente considerato del 30.09 dell’anno successivo a quello cui fanno riferimento i documenti digitali.

Per quanto concerne le fatture cartacee o per quelle digitali carenti dei requisiti di cui all’art. 21, c. 3 D.P.R. 633/1972, la conservazione indicata rappresenta una mera facoltà poiché, per la conservazione delle fatture elettroniche (per intendersi, quelle create o spedite con strumenti elettronici, ma prive dei requisiti richiesti dall’art. 21, c. 3 del decreto Iva), non sussiste alcun obbligo di materializzazione del documento (risoluzione 46/E/2017).

http://pdf.ratiosfera.it/dwn-flz.php?i=NDE5MTU=&f=

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