conservazione digitale documenti contabili 2018 01 24

2018-01-24

2018 01 24 conservazione digitale fatture elettroniche

Fattura elettronica: conservazione digitale dei documenti. La disciplina in materia elettronica si estende anche agli obblighi di trasmissione e archiviazione.

La figura del Responsabile della Conservazione.

Per quanto riguarda la conservazione, la disciplina di riferimento si applica sia alle fatture elettroniche nei confronti degli operatori privati, sia alle fatture elettroniche emesse nei confronti della P.A.

Secondo il D.M. Economia e Finanze 17.06.2014 e la circolare dell’Agenzia delle Entrate 24.06.2014, n. 18/E, le fatture elettroniche devono essere conservate sia dai soggetti attivi che passivi, in modo tale che siano rispettate le norme del Codice Civile, le disposizioni del codice amministrazione digitale (CAD) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; inoltre devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Il D.Lgs. 179/2016 ha modificato il concetto di documento informatico, che viene definito come “il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Per quanto riguarda la conservazione, si evince, sia dall’art. 7 del D.P.C.M. 3.12.2013 che dall’art. 44, c. 1-bis CAD, che gestire correttamente i propri documenti informatici non vuol dire semplicemente affidare a un sistema informatico i propri documenti e dati, ma occorre servirsi di un sistema di conservazione che abbia una forma di organizzazione e di gestione dei flussi digitali, in modo tale che sia garantita l’integrità, l’autenticità, la sicurezza e il corretto trattamento e la conservazione nel tempo dei documenti stessi.

Quanto ai soggetti delegati alla conservazione, spetta al titolare dei documenti nominare il responsabile della conservazione, il quale ha un ruolo essenziale nell’ambito delle procedure di conservazione elettronica. Infatti questa figura predispone, gestisce e controlla l’intero processo e appone al termine della procedura la propria firma elettronica qualificata e la marca temporale, attestandone il corretto svolgimento.

Nella gestione dell’intero procedimento, il responsabile della conservazione può decidere, sotto la propria responsabilità, di delegare lo svolgimento del processo di conservazione a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività delegate. Si tratta del responsabile del processo di conservazione, figura disciplinata sia dal CAD che dal D.P.C.M. del 3.12.2013, al quale possono essere affidate alcune procedure tra cui backup, verifiche, restore.

http://pdf.ratiosfera.it/dwn-flz.php?i=NDE5MjY=&f=

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